22:00 uur, Hogeschool Rotterdam: “Hallo, we moeten verhuizen.” 35 uur later, UTS Abbink: “Klaar!”

Het is 10 januari 2018, 10 uur ’s avonds. De calamiteitenlijn van UTS Abbink gaat over. “Je spreekt met Martijn Baarendse van Hogeschool Rotterdam. Er is besloten om een deel van de locatie Kralingse Zoom per direct te sluiten omdat we vermoeden dat het pand niet voldoet aan de huidige brandveiligheidseisen. Efectis moet nog een definitieve uitspraak doen, maar we nemen liever het zekere voor het onzekere en willen nu meteen handelen. Kunnen jullie ons zodoende morgen helpen met het verhuizen van een deel van de HR Business School, waar zo’n 3.500 studenten onderwijs volgen?”

Als manager Vastgoed & Huisvesting is Martijn Baarendse samen met zijn team verantwoordelijk voor alle 16 locaties – oftewel: 190.000 m2 – van Hogeschool Rotterdam. “Naar aanleiding van de ramp met de Grenfell Tower in London, hebben we de gehele vastgoedportefeuille onder de loep genomen en onderzoek gedaan naar de toegepaste gevelbeplating. Op de locatie Kralingse Zoom waren er twijfels over de gevel van één van de bouwdelen. Van de gevelplaten konden we niet herleiden of ze voldeden aan de brandveiligheidseisen. Daarom besloten we onafhankelijk onderzoeksinstituut Efectis (voorheen TNO) de platen te laten onderzoeken.”

Mega operatie

De voorlopige conclusie van Efectis volgde op 10 januari in de middag. Martijn: “Het definitieve oordeel zou nog enkele dagen op zich laten wachten, maar er was een zekere kans dat de gevelplaten niet in orde waren. Het crisismanagementteam is bijeengeroepen en besloten werd dat afwachten geen optie was en het bouwdeel dus per direct te sluiten. Als je eenmaal weet dat er een kans bestaat dat de brandveiligheid mogelijk in het geding is, moet je meteen handelen. Dus zo startte, van het ene op het andere moment, een mega operatie.”

Calamiteitenlijn

Het is woensdagavond als het besluit wordt genomen om alle lessen van de Business School voor donderdag en vrijdag te cancelen. De maandag erop moet bij alle studenten en docenten bekend zijn waar het onderwijs vanaf dan weer aanvangt. “Dat moet je alle zeilen bijzetten en op je vaste leveranciers kunnen rekenen,” vertelt Martijn. “Tien uur ’s avonds was het al, toen ik wist dat we met de Business School tijdelijk in het WTC/Beurs terechtkonden. Dat geregeld hebbende, belde ik UTS Abbink, onze vaste verhuizer. Wat was ik blij met hun noodnummer! Een grote zorg werd zodoende meteen weggenomen. ‘Gaat helemaal goedkomen, morgenvroeg zijn we bij jullie,’ stelde Evelyne me gerust.”

Klaar voor de start

En goed kwam het. De volgende ochtend stond UTS Abbink’s ploeg om half acht op de stoep. “Een verhuisplan werd opgesteld om te organiseren hoe alle onderwijsruimtes, een deel van de mediatheek en kantoren overgezet zouden worden. Daarna werden de eerste spullen ingepakt en gestickerd,” vertelt Martijn. “Ondertussen zochten wij uit hoe we alles in de tijdelijke locatie moesten inpassen. Op vrijdag werden 1.200 les-sets en de eerste kantoren verhuisd en hadden de docenten alle benodigdheden meegenomen. Ook regelde UTS Abbink extra mobiele white boards, om ervan verzekerd te zijn dat de maandag erop in elk lokaal les gegeven kon worden.”

En weer door!

Na slechts twee vervallen lesdagen, werden de colleges van de Business School de maandag erna weer opgepakt. Martijn: “Precies een week na de voorlopige conclusie, bevestigde Efectis ons voorgevoel; de gevelplaten bleken niet te voldoen aan de huidige eisen voor brandveiligheid. Daarop werd meteen besloten om alle resterende kantoren ook te verhuizen naar de tijdelijke locatie. Zodoende was op de dag van de eindconclusie, een week later, het hele pand leeg. Wat we nu met het pand gaan doen, slopen of verbouwen, weten we nog niet. Maar die beslissing nemen, hoeft gelukkig niet met een zelfde snelheid waarmee UTS Abbink ons geholpen heeft. Want alle lof en complimenten dat ze dat voor elkaar hebben gekregen!

Opvallende zaken

  • Onze calamiteitenlijn is 24/7 bereikbaar via 06 – 22 55 69 53
  • Met spoed moest het onderwijs voor 3.500 studenten verhuisd worden
  • Ook in het pand: kantoren, mediatheek en digitaal toetscentrum
  • 22:00 uur gebeld, volgende dag 7:30 uur gestart

Onze ervaring met UTS Abbink

  • “Wij hebben al ruime ervaring met UTS, ook deze interne verhuizing liep weer uitstekend.”

    Marcel Soonieus – GDF SUEZ E&P Nederland, Zoetermeer
  • “Prima werk verricht tijdens de verhuizing.”

    Rob Oostermeijer – Fokker, Hoofddorp
  • “Betrouwbaar, ter zake kundig en gemotiveerd.”

    Aukje Elzenga – Gemeente Den Haag
  • “De verhuizing is volgens verwachting verlopen, met voor elke – verwachte en onverwachte – uitdaging een passende oplossing. En alles binnen de gestelde tijdsplanning, geweldig!”

    Dick Kool – Inter IKEA Systems, Delft