Abbink UTS stroopt de mouwen op voor verhuizing gezinshuis BESt.

In Berkel en Rodenrijs werd het gezinshuis ‘BESt’ te klein voor de opvang van jongeren. Nick en Denise vangen daar kinderen – van 6 jaar en ouder op – die uit huis zijn geplaatst en geven hen een thuis waar ze in gezinsverband kunnen opgroeien. Dit doen zij met veel inzet en succes! In een gesprek met directeur André van Herk werd duidelijk wat er allemaal komt kijken om een huis te runnen met opgroeiende kinderen.

Nieuw onderkomen

Het huis in Berkel was te klein geworden en er is gezocht naar een nieuw onderkomen nabij het centrum van dorp of stad waardoor de kinderen veilig op pad kunnen. In de Dorpsstraat van Zoetermeer is die plek gevonden en zijn ze verhuisd naar een voormalige kantoorvilla (deze kantoorvilla is ook het voormalige Gemeentehuis van Zoetermeer).  Zo’n grote stap hebben ze niet alleen kunnen doen. Van diverse kanten is daarom hulp geboden.
De verhuizing is verzorgd door Abbink UTS.

André van Herk: ‘‘Met veel plezier sponsoren wij dit initiatief. De inzet van Nick en Denise is groot en ze verdienen alle steun voor dit prachtige initiatief. ”Samen sta je sterk!”

Geneentehuis zoetermeer

Foto: Gemeentehuis Zoetermeer anno 1975

Europees Octrooibureau (EPO) verhuist naar nieuw kantoor

Zoals EPO voor 38 Europese lidstaten patenten beoordeelt en afgeeft, zo heeft UTS Abbink het patent op beste projectverhuizer te zijn. In slechts zeven weken tijd werden 2.800 werkplekken verhuisd én werd een compleet pand leeg opgeleverd. En alle 3.200 werknemers? Die konden ondertussen rustig doorwerken.

Heb je een goed idee dat mogelijk een technische vernieuwing is? Bij EPO, European Patent Office, is de bescherming van je uitvinding te regelen. Van een groot deel van de in totaal 7.000 medewerkers, werken er zo’n 3.200 in Den Haag. Voorheen in vier verschillende gebouwen, maar tegenwoordig is dat, mede dankzij de hulp van UTS Abbink, teruggebracht tot twee: een fonkelnieuw architectonisch hoogstandje en het iconische Shell-gebouw.

Foto van EPO`s New Main gebouw in Den Haag. © Ronald Tilleman voor European Patent Office.

Een goede voorbereiding…

Maarten Franken van EPO is contractmanager gedurende de verhuizing. Samen met zijn collega’s begon hij in 2014 met de voorbereidingen van de nieuwbouw en de verhuizing.

“Zodra je de opleverdatum weet, kan het grote plannen beginnen. Welke clusters (vakgebieden) komen waar te zitten, welk meubilair gaan we voor de werkplekken gebruiken en wat is de verhuisplanning? Met dat laatste is UTS Abbink zo’n jaar van te voren met ons gaan meedenken. ‘Een goede voorbereiding is het halve werk,’ geldt absoluut voor zo’n gigantisch project als dit.”

Geen gemopper

“Al snel werd duidelijk hoeveel tijd ervoor nodig was,” vertelt Maarten. “En het knappe is; we hebben die planning ook gehaald. Daaruit blijkt UTS Abbink’s specifieke kennis. Binnen twee maanden hebben we 2.800 werkplekken verhuisd én is een pand dat gesloopt gaat worden leeg opgeleverd. Om niemand in het werk te storen, werd er doordeweeks in de avonden verhuisd en gingen we vanaf vrijdagmiddag tot en met zaterdag non-stop door. Had iemand z’n computer de ene dag nog op z’n oude werkplek afgesloten, de volgende dag stond alles, aangekoppeld en wel, klaar op de nieuwe werkplek. Het enige wat nog moest gebeuren was de eigen krat uitpakken. Voor de pas verhuisde medewerkers liep er die ochtend ook altijd iemand van UTS Abbink rond om nazorg te geven en uitgepakte kratten direct mee te nemen. Je begrijpt: ik heb geen enkele collega horen mopperen. Sterker nog, iedereen was zeer tevreden over hoe de verhuizing is verlopen.”

Trots

Maarten: “Doordeweeks kwam Abbink UTS met zo’n 50 mensen en in het weekend kwam daar nog wat bij. En dat was stuk voor stuk, inclusief voormannen, goed personeel. Dat die ploeg uit vaste mensen bestond, was echt een pluspunt. Daardoor kenden ze het gebouw op hun duimpje en dat werkte prettig. Zelfs toen bleek dat we even moesten opschalen om de deadline te halen, werd er zonder morren dag en nacht doorgewerkt. Dus ja, ik ben trots hoe we deze gigantische klus als één EPO/Abbink-team hebben geklaard!”

Opvallende zaken

  • Van de 4 oude kantoorpanden, bleef er 1 behouden
  • Het nieuwe gebouw is ontworpen door toparchitecten Jean Nouvel en Dam & Partners
  • Het complete project duurde van mei t/m nov 2018
  • Er is 17.268 keer gebruikt gemaakt van een verhuiskrat
  • 80.000 stickers waren nodig om alles op de juiste plek te krijgen

22:00 uur, Hogeschool Rotterdam: “Hallo, we moeten verhuizen.” 35 uur later, Abbink UTS: “Klaar!”

Het is 10 januari 2018, 10 uur ’s avonds. De calamiteitenlijn van Abbink UTS gaat over. “Je spreekt met Martijn Baarendse van Hogeschool Rotterdam. Er is besloten om een deel van de locatie Kralingse Zoom per direct te sluiten omdat we vermoeden dat het pand niet voldoet aan de huidige brandveiligheidseisen. Efectis moet nog een definitieve uitspraak doen, maar we nemen liever het zekere voor het onzekere en willen nu meteen handelen. Kunnen jullie ons zodoende morgen helpen met het verhuizen van een deel van de HR Business School, waar zo’n 3.500 studenten onderwijs volgen?”

Als manager Vastgoed & Huisvesting is Martijn Baarendse samen met zijn team verantwoordelijk voor alle 16 locaties – oftewel: 190.000 m2 – van Hogeschool Rotterdam. “Naar aanleiding van de ramp met de Grenfell Tower in London, hebben we de gehele vastgoedportefeuille onder de loep genomen en onderzoek gedaan naar de toegepaste gevelbeplating. Op de locatie Kralingse Zoom waren er twijfels over de gevel van één van de bouwdelen. Van de gevelplaten konden we niet herleiden of ze voldeden aan de brandveiligheidseisen. Daarom besloten we onafhankelijk onderzoeksinstituut Efectis (voorheen TNO) de platen te laten onderzoeken.”

Mega operatie

De voorlopige conclusie van Efectis volgde op 10 januari in de middag. Martijn: “Het definitieve oordeel zou nog enkele dagen op zich laten wachten, maar er was een zekere kans dat de gevelplaten niet in orde waren. Het crisismanagementteam is bijeengeroepen en besloten werd dat afwachten geen optie was en het bouwdeel dus per direct te sluiten. Als je eenmaal weet dat er een kans bestaat dat de brandveiligheid mogelijk in het geding is, moet je meteen handelen. Dus zo startte, van het ene op het andere moment, een mega operatie.”

Calamiteitenlijn

Het is woensdagavond als het besluit wordt genomen om alle lessen van de Business School voor donderdag en vrijdag te cancelen. De maandag erop moet bij alle studenten en docenten bekend zijn waar het onderwijs vanaf dan weer aanvangt. “Dat moet je alle zeilen bijzetten en op je vaste leveranciers kunnen rekenen,” vertelt Martijn. “Tien uur ’s avonds was het al, toen ik wist dat we met de Business School tijdelijk in het WTC/Beurs terechtkonden. Dat geregeld hebbende, belde ik Abbink UTS, onze vaste verhuizer. Wat was ik blij met hun noodnummer! Een grote zorg werd zodoende meteen weggenomen. ‘Gaat helemaal goedkomen, morgenvroeg zijn we bij jullie,’ stelde Evelyne me gerust.”

Klaar voor de start

En goed kwam het. De volgende ochtend stond Abbink UTS’s ploeg om half acht op de stoep. “Een verhuisplan werd opgesteld om te organiseren hoe alle onderwijsruimtes, een deel van de mediatheek en kantoren overgezet zouden worden. Daarna werden de eerste spullen ingepakt en gestickerd,” vertelt Martijn. “Ondertussen zochten wij uit hoe we alles in de tijdelijke locatie moesten inpassen. Op vrijdag werden 1.200 les-sets en de eerste kantoren verhuisd en hadden de docenten alle benodigdheden meegenomen. Ook regelde Abbink UTS extra mobiele white boards, om ervan verzekerd te zijn dat de maandag erop in elk lokaal les gegeven kon worden.”

En weer door!

Na slechts twee vervallen lesdagen, werden de colleges van de Business School de maandag erna weer opgepakt. Martijn: “Precies een week na de voorlopige conclusie, bevestigde Efectis ons voorgevoel; de gevelplaten bleken niet te voldoen aan de huidige eisen voor brandveiligheid. Daarop werd meteen besloten om alle resterende kantoren ook te verhuizen naar de tijdelijke locatie. Zodoende was op de dag van de eindconclusie, een week later, het hele pand leeg. Wat we nu met het pand gaan doen, slopen of verbouwen, weten we nog niet. Maar die beslissing nemen, hoeft gelukkig niet met een zelfde snelheid waarmee Abbink UTS ons geholpen heeft. Want alle lof en complimenten dat ze dat voor elkaar hebben gekregen!

Opvallende zaken

  • Onze calamiteitenlijn is 24/7 bereikbaar via 06 – 22 55 69 53
  • Met spoed moest het onderwijs voor 3.500 studenten verhuisd worden
  • Ook in het pand: kantoren, mediatheek en digitaal toetscentrum
  • 22:00 uur gebeld, volgende dag 7:30 uur gestart

Een nieuwe stip op de Horizon dankzij Abbink UTS

In slechts één week tijd verhuisden ze van Sassenheim naar de nieuwe locatie in Den Haag: 54 kinderen, medewerkers en huisraad van JeugdzorgPlus De Horizon. Veel spullen moesten, nadat ze ’s ochtends waren ingepakt, ’s avonds alweer klaarstaan op de nieuwe plek. Het dagelijks ritme van de jongeren moest tenslotte zo min mogelijk overhoop gegooid worden. Zo werd het verhuizen van ‘De Vaart’ naar de nieuwe locatie ‘Midgaard’ een klus waarbij een doordachte voorbereiding en efficiënte planning de toverwoorden waren. Helemaal besteed aan de mannen van Abbink UTS natuurlijk, hoewel ze erg blij waren dat hun team vrij vlot met één man, of eigenlijk jongen, werd uitgebreid…

Horizon Jeugdzorg & Onderwijs biedt, op meerdere locaties in Zuid-Holland en Gelderland, pleegzorg, gesloten & open jeugdzorg, ambulante zorg en speciaal onderwijs. Alle kinderen die tijdelijk op locatie De Vaart in Sassenheim wonen en op school zitten, gaan de komende maanden in fases over naar nieuwe locaties. In hoog tempo verhuisden de mannen van Abbink UTS in het voorjaar de eerste groep kinderen en hun begeleiders tezamen met al hun huisraad. En het aardige was; ze kregen daarbij steun uit onverwachte hoek…

Zorg voor de volwassenen van later

“Op De Vaart bieden we gesloten jeugdzorg en bijbehorend (speciaal) onderwijs,” legt Iris Grimmerink van Horizon uit. “De kinderen die hier zitten, zijn tussen de twaalf en achttien jaar. Zij kunnen, om verschillende redenen, niet meer thuis wonen. De kinderen die het eerst zijn verhuisd, wonen nu op een fijne plek in Den Haag. De steun die we bij dit omvangrijke project van Abbink UTS hebben gekregen, is fantastisch. De mannen bleken van enorme toegevoegde waarde te zijn. Tijdens de verhuizing, maar ook ervoor. Al tijdens de eerste gesprekken werden we positief verrast. Ze denken werkelijk aan alles! Echt, de efficiëntie spat ervan af. Ik focus me gedurende het hele verhuistraject op de logistiek en de planning en hun ondersteuning daarbij is super. Ze zijn hier vooraf drie keer geweest en toen hebben we de hele logistieke planning van A tot Z samen afgestemd. Die uitgekiende voorbereiding zorgde ervoor dat we tijdens het verhuizen zelfs voor liepen op de planning! En dat is, met een verhuizing waarbij elke deur steeds achter je op slot moet, wel een pluim waard.”

Hulp van een groentje

Iris: “Wat ook heel tof was, was dat alle mannen van Abbink UTS begrepen hoe ontzettend veel wij van onze medewerkers en jongeren vragen met deze verhuizing. Ze waren duidelijk richting onze mensen en begrepen dat hard en vrolijk werken net zo belangrijk is als compassie tonen en iedereen in zijn waarde laten. Maar het mooist vond ik dat die sterke mannen hun grote hart toonden, toen één van onze jongeren, die in de week van de verhuizing vanwege alle spanningen daaromheen niet naar school hoefde, aangaf wel een handje te willen helpen. ‘Tuurlijk mag je meehelpen!’ zeiden ze tegen hem. Zo transformeerde een jongen die gewoon wilde helpen sjouwen tot een volwaardig teamlid van de verhuizers. Tot en met de laatste doos heeft hij zich uit de naad gewerkt. En trots dat hij was dat Abbink’s mannen halverwege de week eraan hadden gedacht een bedrijfsshirt voor hem mee te nemen! Daarmee hadden ze heel goed aangevoeld hoe belangrijk het voor hem was ‘one of the guys’ te zijn. Je begrijpt; bij mij kan Abbink UTS

Opvallende zaken

  • In 2017 verhuizen jongeren en medewerkers naar verschillende nieuwe locaties.
  • De verhuizing van De Vaart naar Midgaard moest in één week rond zijn.
  • De eerste groep is inmiddels verhuisd, de andere jongeren gaan de komende periode over.
  • Een jonge bewoner hielp, met grote trots, de hele week mee.

Thuiswerken? Dat doen de mensen van Haag Wonen op kantoor!

Zoals Haag Wonen aan zo’n 22.000 Haagse huishoudens een thuis biedt, zo moest het nieuwe kantoor een professioneel werkhuis voor de medewerkers worden. Een compacter én efficiënter werkhuis wel te verstaan. Abbink UTS ondersteunde bij de verhuizing van de twee vestigingen naar het nieuwe pand, richtte de archiefruimten in, sloot alle ICT weer aan en zette de meubels in elkaar. Dus toen het toch zo’n huiselijk tafereel werd, bleven de mannen nadat de klus erop zat ook maar gezellig eten.

Trots laat Celina Coppen, teamleider van het Klantcontactcentrum en facilitaire duizendpoot, ‘haar’ nieuwe kantoor zien. “Mooi is het geworden hè?!” zegt ze terwijl ze over de open afdelingen wandelt waar rustige concentratieplekken worden afgewisseld met knusse werkplekken. De sfeer is er bijna ‘on-kantoor-achtig’. Gezellig eerder. En mooi inderdaad. Maar ook een stuk kleiner. “Dat was nodig hoor,” legt Celina uit. “Na de fusie werkten we vanuit twee vestigingen. Zaten vast aan die huurcontracten. Dus toen die afliepen, hebben we de mogelijkheid aangegrepen om samen vanuit een kleiner pand te gaan werken. En gezien onze core business, mensen een huis bieden, wilden we onze collega’s ook dat thuisgevoel op het werk geven.”

“Leuk, een verhuizing!”

“O, leuk!” Het is niet bepaald het eerste wat de meeste mensen zullen zeggen als ze horen dat er verhuisd moet worden. Maar Celina denkt daar anders over. “Verhuizen lijkt ogenschijnlijk makkelijk, maar er komt zoveel bij kijken. Want naast goed kunnen organiseren, gaat het vooral om communiceren.” Afgelopen zomer startte ze met de voorbereidingen. “De inhuizing van het nieuwe meubilair en ICT en de daadwerkelijke verhuizing vielen onder mijn verantwoordelijkheid. Ik was blij dat Abbink UTS de tender won. Ik werk al jaren met ze en ben altijd erg tevreden. Dus nu had ik de geruststelling dat het wel goed zou komen.”

Meedenken & ontzorgen

“Abbink UTS blinkt uit in een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding,” vertelt Celina. “Toen de opdracht hen was gegund, ben ik meteen met Richard gaan zitten. Eerst hebben we het verhuisplan opgesteld. Dan merk je gelijk dat er op een prettige manier met je wordt meegedacht. Hun toegevoegde waarde bleek toen onze leveranciers vrij laat aangaven dat ze de planning niet zouden halen. Vanaf dat moment is Abbink UTS ons volledig gaan ontzorgen.”

Uitgebreide klus

“Waar we eigenlijk onze eigen mensen de plaatsing en aansluiting van alle ICT op de werkplekken zouden laten doen, bood Richard aan om dat over te pakken. ‘Laat het bij ons bezorgen en uitpakken,’ zei hij. ‘Dan kost het jullie geen tijd of dure krachten en hoef je niet zelf het verpakkingsmateriaal af te voeren.’ Dus lang verhaal kort; waar Abbink UTS in eerste instantie alleen spullen van de oude panden naar het nieuwe zou brengen, werd de klus flink uitgebreid. Zo hielpen ze ook mee met het opbouwen en inrichten van de archieven, het aanleggen en installeren van de IT-systemen, het inhuizen van het nieuwe meubilair en verrichtten ze diverse handyman-diensten.”

Gezellig afsluiten

“Ik waardeer de flexibiliteit, reactiesnelheid en oplossingsgerichtheid van Abbink UTS’s mensen enorm. De mannen krijgen wat mij betreft allemaal een tien. Buiten hun schuld liep alles op de dag van de verhuizing flink uit. Maar mopperen? Nee hoor, geen onvertogen woord! Van Abbink UTS kan je er kortom op aan dat afspraken altijd worden nagekomen. Dus het was een feest om na die goede voorbereiding en lange verhuisdag gezamenlijk af te sluiten. Zoals je dat met je eigen verhuizing ook zou doen; op de nieuwe stoelen, met veel te veel bakjes chinees en verfrissingen.”

Opvallende zaken

  • 230 werk- en concentratieplekken werden ingericht
  • 750 meter-dozen werden in- en uitgepakt
  • elke medewerker kreeg twee verhuisdozen

Hierbij veroordeel ik u tot een verhuizing!

Als de Hoge Raad gaat verhuizen is één ding van het allergrootste belang: de vertrouwelijke documenten mogen tijdens de verhuizing geen seconde uit het oog verloren worden. Gelukkig weet Abbink UTS met zo’n belangrijk logistiek vraagstuk wel raad!

Bij het binnengaan van ‘Huis Huguetan’ in Den Haag valt één ding meteen op: hier ademt elke vierkante centimeter een rijke geschiedenis. Beelden, kroonluchters, portretten van de eerste bewoners… Je waant je in een paleis. En dat is niet verwonderlijk. Want in 1734 werd dit zogenaamde Stadspaleis voor de rijke bankiersdochter Adriana Margaretha Huguetan gebouwd. En bijna een eeuw later, in 1813, woonde Koning Willem I hier in afwachting van de verbouwing van Paleis Noordeinde. En spoelen we twee eeuwen vooruit, dan eindigen we bij de laatste bewoners: de Hoge Raad der Nederlanden.

Van drie naar één

Tot afgelopen februari zetelden de raadsheren, zoals zowel de mannelijke als vrouwelijke rechters van de Hoge Raad heten, en de andere medewerkers in het statige pand aan het Lange Voorhout. Plús de twee nabijgelegen panden. Er werd kortgezegd in drie aparte panden gewerkt en daarom was de Hoge Raad al geruime tijd uit z’n jasje gegroeid. Het nieuwe onderkomen, een architectonisch hoogtepuntje, ligt aan het Korte Voorhout. Hier komt alles samen: zittingszalen, bibliotheek, de kamers van de medewerkers en het (historische) archief. En het mag gezegd worden: Kaan Architecten is erin geslaagd een minstens zo mooi modern onderkomen voor de Hoge Raad te realiseren.

Het laatste woord

De verhuizing is er één in de categorie ‘one of a kind’. De Hoge Raad is namelijk de hoogste rechter in Nederland op het gebied van het civiele-, straf- en belastingrecht. De inhoud van de stukken die hier worden bewaard, is waanzinnig gevoelig. Zou er iets van op straat belanden, dan kan dat grote maatschappelijke gevolgen hebben. Je begrijpt: als zo’n organisatie gaat verhuizen, ook al is het maar een paar honderd meter verderop, dan moet dat volgens de hoogste veiligheidsstandaard gebeuren. En ja, dan kom je natuurlijk bij Abbink UTS uit.

Kleur bekennen

Elke sector, straf-, fiscaal en civiel recht, heeft een eigen kleur verhuisbak. Vanwege de hoge vertrouwelijkheid van de stukken, hebben de medewerkers alles zelf in één weekend ingepakt. De gevoelige stukken mogen tenslotte op geen enkel moment in handen van buitenstaanders komen. Als de deksel van een bak wordt gesloten – dubbel verzegeld! – staat er vanaf dat moment constant bewaking bij. Het verplaatsen en uitpakken van elke bak is onder toezicht van een beveiliger. Zodoende is het zeker dat elk ingepakt document in het nieuwe pand weer veilig aankomt en ongezien kan worden uitgepakt en opgeborgen.

Vlekkeloze verhuizing

Inmiddels zit de verhuizing erop. En iedereen kan weer rustig ademhalen, want de verhuizing van alle bakken met vertrouwelijke inhoud is vlekkeloos verlopen. Evenals het overbrengen van alle andere meubels en ICT. Want dat is nu eenmaal de aanpak van Abbink UTS en daar zult u het mee moeten doen…

Opvallende zaken

  • Bij het in- en uitpakken van elke bak is bewaking aanwezig.
  • De geheimhouding van de documenten is van het allergrootste belang.
  • Het nieuwe gebouw is een architectonisch hoogtepuntje.
  • De Hoge Raad gaat van drie gebouwen naar één.

Relax! Stressvrij verhuizen doe je zo.

Als de Gemeente Rotterdam besluit om alle werklocaties samen te brengen tot vier, wordt de hulp van Abbink UTS ingeroepen. Tenslotte is ‘ff’ duizenden ambtenaren verhuizen best een stressklus. Ja toch, niet dan? Nee dus. Want als bedrijfsverhuizer Abbink UTS en facilitair wonder Ucility samen een verhuizing coördineren, ademt alles en iedereen rust. Geert Bosgra, één van de verantwoordelijken voor deze zen-operatie, deelt op de dag van de verhuizing naar het Timmerhuis zijn geheim hoe je stressvrij verhuist.

Geert Bosgra bereidt al maanden de verhuizing van de oude locatie op de Coolsingel naar het ‘Timmerhuis’ aan de Meent voor. En al die tijd weten Geert en zijn mensen precies wie wat op welk moment moet doen. Geert: “Het geheim van een stressvrije verhuizing is een uitgekiende voorbereiding waarin je alle scenario’s goed doordenkt. Want alleen dan kan je adequaat reageren op onverwachte situaties. Een verhuizing die precies volgens het boekje verloopt, bestaat namelijk niet.” En inderdaad; op de eerste dag van de verhuizing waarbij zo’n 1.500 ambtenaren van de oude locatie naar de nieuwe gaan, is het opvallend rustig. “Alles loopt zo gesmeerd!” glundert Geert. “Zo zie je maar dat een goede voorbereiding echt het halve werk is.”

De vaart erin

“Deze liften bijvoorbeeld,” vertelt Geert terwijl hij met een scherp oog de ontruiming op de oude locatie in de gaten houdt, “zijn veel te smal om een efficiënte verhuizing te garanderen. Dus verwijderen we op elke verdieping tijdelijk een groot raamkozijn. We gebruiken dan een bouwkundige buitenlift om de grote spullen direct via het raam naar beneden te brengen. Op die manier houden we de vaart erin.” Een paar honderd meter verderop aan de Meent, waar Rem Koolhaas met het ‘Timmerhuis’ de stad weer een nieuwe architectonische parel heeft gegeven, zien we een zelfde staaltje handigheid voorbij zoeven. Geert: “Bij de nieuwe locatie hangt een kraan de volgepakte container voor het raam van de juiste verdieping, laden onze mensen ‘m uit en dan staat alles binnen no time waar het moet zijn.”

Fred & Ed

Het in de verhuiswereld bekende duo Fred en Ed, meewerkend voorman en voorman, ogen uitermate ontspannen op deze eerste verhuisdag. “Kijk, als wij stress uitstralen, dan wordt de rest dat vanzelf ook,” vertelt voorman Ed. “En bovendien is er geen enkele reden om gestrest te zijn. Iedereen weet weet op de minuut af wat hij moet doen. Zoals die beveiliger daar. Hij escorteert vandaag alle vertrouwelijke documenten die worden overgebracht. Geen seconde verliest ‘ie ze uit het oog. Want zulk extreem beveiligd materiaal mag natuurlijk nooit op straat belanden.”

160 Handige Jongens

De gemeente Rotterdam verhuist in fases naar vier nieuwe kernlocaties: De Rotterdam, Librijesteeg, Timmerhuis en het Stadhuis. Abbink UTS verzorgt de ontruiming van de oude locaties en doet de verhuizing naar de nieuwe locaties. “Omdat de gemeente Rotterdam overgaat naar het Nieuwe Werken, mag iedere ambtenaar maximaal één Handige Jongen vullen,” vertelt meewerkend voorman Fred terwijl hij een plastic bak demonstreert. “Op dit moment brengen we 160 van die Handige Jongens naar het nieuwe pand over. Die worden dan gelijk bij de juiste werkplekken neergezet. Zo kunnen de mensen morgen weer ongestoord verder met hun werk.”

Opvallende zaken

  • De complete gemeente Rotterdam werkt nu in vier panden
  • Een ‘Handige Jongen’ is een speciaal type verhuisbak
  • Elke ambtenaar mag maximaal één Handige Jongen vullen
  • Vertrouwelijke documenten worden tijdens de verhuizing continu bewaakt
  • De container vol verhuiswaar wordt met een kraan voor de juiste verdieping uitgeladen

Allesbehalve feestbeestjes

Een ‘kleine’ 725 jaar bestaat het Hoogheemraadschap Delfland. Al die eeuwen is hun core business onveranderd: watermanagement en het in stand houden van het archief. En om dat laatste klopte het Hoogheemraadschap onlangs bij Abbink UTS aan. In het archief, waar belangrijke documenten en kaarten worden bewaard, huisden namelijk sinds enige tijd ook wat beestjes. En dan niet van die gezellige feestbeestjes, maar van die vervelende zilvervisjes die papier als smakelijk hapje beschouwen…

Het is de schrik van iedere archiefbeheerder: zilvervisjes. Als hongerige pubers in de groei knagen ze meters papier weg. En door de eitjes die ze lustig verspreiden, wordt het aantal papiervreters almaar groter en groter. Lichte paniek dus toen in het Hoogheemraadschap Delfland een zilvervisje op heterdaad werd betrapt. Want de unieke kaarten en documenten die hier worden bewaard, zijn van onschatbare waarde en stuk voor stuk onvervangbaar.

Dichtstbevolkt van Nederland

“Delfland is het dichtstbevolkte gebied van Nederland, dus elk stukje land en dijk moet gekoesterd worden,” vertelt Karel van Vugt van het Hoogheemraadschap Delfland. “Een overstroming in dit gebied zou tenslotte een immense catastrofe zijn. Denk aan al die mensen die hier wonen en al die bedrijven die hier gevestigd zijn… Je begrijpt: dit Hoogheemraadschap heeft een enorm belangrijke verantwoordelijkheid.”

Er staat een koe op de dijk

Als Karel ‘zijn’ archief laat zien, is zijn enthousiasme aanstekelijk. “Heel veel mensen die hun familiegeschiedenis uitpluizen komen bij ons terecht,” legt Karel uit. “Het Hoogheemraadschap hield toezicht op land waar dijken stonden. En vanaf de 14e eeuw moest er al belasting worden afgedragen. Je kunt dus vanaf die tijd zien hoeveel en welk land de landeigenaren bezaten. Als je benieuwd bent welk bezit je bet-, over-, over-, overgrootouders hadden, is dat vermoedelijk hier terug te vinden. Of dat je voorouder een bekeuring heeft gehad omdat hij een koe op de dijk had staan. Het Hoogheemraadschap is een rechtsprekende instantie, dus alles wat ooit in die trant is vastgelegd, is hier terug te vinden.”

Feestmaal

Dat zijn prachtige archief door die rottige zilvervisjes als feestmaal werd beschouwd, liet Karel dus niet over zijn kant gaan. Gelukkig wist hij dat Abbink UTS korte metten met ongewenste archiefbeestjes maakt. Geen zilver- of papiervisje ziet de bedrijfsverhuizer over het hoofd. De aanpak is doeltreffend en simpel. Eerst wordt er bekeken welk deel van het archief ongewenst bewoond wordt. Daarna wordt dat deel ingepakt en tijdelijk verhuisd richting de grote koeling. Om vervolgens na drie weken diepvriezen het hele archief weer lekker fris en beestjesvrij terug te krijgen.

De diepvriesmethode

Elke vierkante centimeter van de totaal 1,4 kilometer aan archief van het Hoogheemraadschap werd volgens de diepvriesmethode behandeld. Zo werden duizenden eeuwenoude kaarten, vergunningen, grondbewijzen en bekeuringen weer helemaal fris op de nieuwe locatie afgeleverd. En kan iedereen die de handel en wandel van zijn verre voorouders wil nagaan weer ongeschonden percelen en aktes inzien.

Opvallende zaken:

  • 1,4 km aan ‘besmet’ archief
  • stukken na 1990 worden digitaal bewaard
  • unieke geïllustreerde kaarten van percelen
  • oudste document dateert van 1319

“Hoeveel Billy’s?!”

Altijd gedacht dat verhuizen een kwestie is van een paar sterke jongens optrommelen? Mis! Volgens accountmanager Bas Kuijsten van UTS Abbink is verhuizen 70% denkwerk en 30% doen. Een klus waar dat ook voor opgaat, is de verhuizing van het hoofdkantoor van IKEA. Want binnen één weekend 380 werkplekken van A naar B verplaatsen, lukt alleen als er vooraf een uitgekiend plan van aanpak is gemaakt. Waarin natuurlijk ook de vraag ‘Hoeveel inbussleutels hebben we nodig?’ is beantwoord.

Om maar gelijk op de inbussleutel-vraag terug te komen; nul dus. Gelukkig maar, want alleen al van het idee om in één weekend 380 werkplekken te verhuizen met enkel inbussleutels, krijg je spontaan een lamme arm… Nee, voor een flitsverhuizing als deze zijn andere maatregelen nodig. Dat realiseerde IKEA zich meteen. Dus werd UTS Abbink ingeschakeld om de klus te klaren. En de klus klaren, deden we! Want dankzij een uitgekiend plan van aanpak, strakke logistieke planning en een gedegen voorbereiding verhuisden we in één weekend het kantoor van Inter IKEA Systems B.V. Zonder dat het winkelend publiek in de naastgelegen IKEA-vestiging er ook maar iets van merkte.

Ruimte voor ideeën

Om meer ruimte aan nieuwe ideeën te bieden, wordt de winkel en ontwikkelruimte van Inter IKEA Systems B.V. langs de A13 van 1.000m² naar 3.000m² uitgebreid. Daarvoor is een flinke verbouwing nodig. En omdat de medewerkers niet maandenlang te midden van schreeuwende boren en stofwolken kunnen werken, moesten de 380 werkplekken tijdelijk worden verhuisd. En dan natuurlijk wel zo, dat niemand er hinder van zou ondervinden. Dat betekent dus: op vrijdag je computer afsluiten en op maandag op de nieuwe locatie zonder problemen gewoon weer aan de slag kunnen gaan. “In één weekend een heel kantoor verhuizen, zonder dat het winkelend publiek er hinder van ondervindt, is dat wel mogelijk?” vroeg men zich bij IKEA af. “Natuurlijk,” verzekerde UTS Abbink hen.

Een goede voorbereiding…

“Zo’n klus als deze laten slagen, lukt alleen als je alles tot in de puntjes voorbereidt,” vertelt Bas Kuijsten, accountmanager van UTS Abbink. “Want 380 werkplekken zó snel verhuizen, vraagt om een uitgekiend logistiek plan. Gelukkig is dat helemaal aan ons toevertrouwd. Want wij denken vooraf over elk detail na. De inrichting van de huidige werkplekken wordt bijvoorbeeld nauwkeurig getekend. Zo wordt alles op de nieuwe locatie exact volgens de bekende situatie opgeleverd. Tot en met het aansluiten van alle computers. Het enige verschil voor de medewerkers is het nieuwe pand. Hun werkplek blijft een vertrouwd domein.”

Goedemørgen!

De zaterdag van de verhuizing was het vroeg dag. Om het winkelend publiek niet te hoeven storen in hun aankoop-overpeinzingen, startten de UTS Abbink-medewerkers al om zes uur ’s ochtends. Want hoewel de nieuwe locatie slechts 50 meter verderop is, maakt de snelweg die ertussen ligt er toch een logistieke uitdaging van. Gelukkig liep alles, dankzij de uitstekende voorbereiding, op rolletjes. Letterlijk trouwens, want de meeste inventaris werd in rolcontainers van A naar B vervoerd.

Knallen en smullen

Bas Kuijsten: “Het is fijn als alles uitpakt zoals je het van te voren hebt uitgedacht. Zo was het ook bij IKEA. De werkplekken en bijbehorende IT overbrengen, verliep vlekkeloos. In een mum van tijd stonden de honderden Billy’s, Bergsjö’s en Malkolms alweer klaar voor een nieuwe werkdag in het tijdelijke bedrijfspand. Zowel IKEA als het verhuisteam kijken tevreden op deze klus terug. Samen de schouders eronder zetten en afsluiten met de bekende Zweedse balletjes in plaats van de standaard catering, bleken het recept voor een bijzonder gezellige dag. En dat maakt mij dus ook weer bijzonder trots op ons bedrijf!”

Opvallende zaken:

  • 380 werkplekken verplaatsen naar tijdelijk kantoor
  • Medewerkers en bezoekers merkten niks van de verhuizing
  • Behalve de koffie-automaat zijn alle meubels van IKEA
  • Bij de verhuizing zijn geen inbussleutels nodig geweest
  • Favoriet IKEA-item van Bas Kuijsten? Het laminaat!
  • Kantoor + winkel wordt vergroot van 1.000 naar 3.000 m²
  • Medewerkers kunnen naar hun oude werkplek zwaaien

Bieb verhuizen? Men neme sterke mannen met zachte handen

Onder de hulptroepen die je hebt aangerukt voor je eigen verhuizing zijn ze altijd het ‘populairst’: de verhuisdozen met het etiket ‘boeken’. Een betere manier om elk plekje in je rug nog dagen te voelen, is er tenslotte niet. Toch reageerden de mannen van UTS Abbink heel enthousiast toen de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag hen vroeg meer dan honderdduizend boeken te verhuizen. Sterker nog; het leek hen wel een toffe klus!

Ooit geweten dat er een plek is waar je de overeenkomst van de totstandkoming van het Koninkrijk der Nederlanden kan bewonderen? Of waar je – iets minder hoogdravend – de allereerste Nederlandse Donald Duck kunt lezen? Je vindt deze, samen met nog zo’n vier miljoen andere pareltjes van de Nederlandse literatuur & lectuur, in de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag. Open voor iedereen die boeken, kranten en tijdschriften wil inzien die ooit in Nederland zijn uitgegeven. Want in de Nationale Bibliotheek wordt alles bewaard dat ooit in het (oud-)Nederlands is geschreven.

Monnikenwerk

De Koninklijke Bibliotheek herbergt een schat aan Nederlandse geschiedenis. Logisch dus dat UTS Abbink vereerd was toen de hulp werd ingeroepen voor het verhuizen van zo’n honderdduizend topstukken. Een magazijn waar zeer oude en zeldzame boeken waren opgeslagen, was hoognodig aan een renovatie toe. De boeken die hier werden bewaard, waarvan sommige wel vijfhonderd tot duizend jaar oud waren, moesten worden verhuisd naar het reeds gerenoveerde magazijn. En net zoals in de tijd dat de drukpers nog niet was uitgevonden en het schrijven van een boek een enorm tijdrovende klus was, bleek ook het verhuizen van honderdduizend historische boeken monnikenwerk.

Sterk staaltje precisiewerk

Bijna zestienduizend strekkende meter boeken verhuizen, waarbij elk exemplaar apart moet worden ingepakt, is een sterk staaltje precisiewerk. UTS Abbink stroopte maar wat graag de mouwen op en klaarde onlangs het eerste deel van de klus. Projectleider Robbin de Bruyn: “Het is een enorme verantwoordelijkheid zo’n bijzondere collectie te mogen verhuizen. Die historische boeken zijn super kwetsbaar. Elk zweetdruppeltje kan funest zijn. Want elke aanraking kan vanwege vettigheid en de zuurgraad van de handen een beschadiging opleveren. Daarom droegen onze mensen tijdens het inpakken stoffen handschoenen. En elke dag een nieuw, kraakhelder paar natuurlijk!”

Plan van aanpak

De renovatie van de verschillende depots waar de historische collectie van de Koninklijke Bibliotheek ligt opgeslagen, vraagt om een verhuizing in fases. Want zomaar zonder plan honderdduizend historische boeken verplaatsen, is natuurlijk geen optie. Begrijpelijk dus dat de Koninklijke Bibliotheek UTS Abbink vroeg voor deze ingewikkelde klus. Het gespecialiseerde verhuisbedrijf staat er tenslotte om bekend dat voorafgaand aan elk project een uiterst gedetailleerd en op maat gemaakt logistiek plan wordt samengesteld.

Een goede voorbereiding is het halve werk

De voorbereiding van de eerste fase kenmerkte zich door flink wat rekenwerk en gepuzzel. Want straks in het nieuwe magazijn, en daarvoor in het tijdelijke, moet de historische collectie compacter worden opgeslagen. De conservator van de Koninklijke Bibliotheek bedacht daarom een betere indeling en vroeg advies aan UTS Abbink over het logistieke plan hierbij. Waar in het oude magazijn dus nog alle boeken van verschillende groottes door elkaar waren opgeborgen, werd met de nieuwe sortering rekening gehouden met de uiteenlopende formaten. In de historische collectie zijn boeken van bijna één meter hoog namelijk geen uitzondering. Je begrijpt; vooraf de juiste plankhoogtes instellen, scheelt dan een boel werk!

Succes boeken

In de eerste van de totaal drie verhuisfases werd de inhoud van 740 kasten van het oude magazijn naar het juist gerenoveerde magazijn verplaatst. Het kostte al met al twaalf dagen om die 130.000 boeken stuk voor stuk in de speciale, beschermende kratten te leggen en naar hun nieuwe plank te verhuizen. De conservator van de Koninklijke Bibliotheek was hierbij telkens aanwezig. “Het oudste boek dat hier ligt, dateert van rond het jaar 1000. Heel veel boeken zijn handschriften; oftewel handgeschreven boeken. Om die zo goed mogelijk te bewaren, zorgen we ervoor dat het hier constant tussen de 16 en 18 °C blijft en de luchtvochtigheid altijd rond de 50% is. Ik vind het heel prettig om te merken dat de mensen van UTS Abbink begrijpen hoe kwetsbaar en bijzonder onze collectie is. Erop kunnen vertrouwen dat die unieke boeken in goede én voorzichtige handen zijn, maakt de samenwerking heel prettig. Ik heb er daarom heel veel zin in om in fase twee en drie weer samen de handen uit de mouwen te steken!”

Opvallende zaken

  • In vier fases wordt 15.980 strekkende meter boeken verhuisd

  • Projectleider Robbin leest het liefst autobiografieën

  • De verhuizers dragen tijdens het inpakken stoffen handschoenen
  • Sommige geschriften zijn wel 1000 jaar oud
  • De conservator leest graag historische romans
  • Bijzondere boeken hebben elk hun eigen, precies passende kast
  • Alle boeken worden één voor één ingepakt