Europees Octrooibureau (EPO) verhuist naar nieuw kantoor

Zoals EPO voor 38 Europese lidstaten patenten beoordeelt en afgeeft, zo heeft UTS Abbink het patent op beste projectverhuizer te zijn. In slechts zeven weken tijd werden 2.800 werkplekken verhuisd én werd een compleet pand leeg opgeleverd. En alle 3.200 werknemers? Die konden ondertussen rustig doorwerken.

Heb je een goed idee dat mogelijk een technische vernieuwing is? Bij EPO, European Patent Office, is de bescherming van je uitvinding te regelen. Van een groot deel van de in totaal 7.000 medewerkers, werken er zo’n 3.200 in Den Haag. Voorheen in vier verschillende gebouwen, maar tegenwoordig is dat, mede dankzij de hulp van UTS Abbink, teruggebracht tot twee: een fonkelnieuw architectonisch hoogstandje en het iconische Shell-gebouw.

Foto van EPO`s New Main gebouw in Den Haag. © Ronald Tilleman voor European Patent Office.

Een goede voorbereiding…

Maarten Franken van EPO is contractmanager gedurende de verhuizing. Samen met zijn collega’s begon hij in 2014 met de voorbereidingen van de nieuwbouw en de verhuizing.

“Zodra je de opleverdatum weet, kan het grote plannen beginnen. Welke clusters (vakgebieden) komen waar te zitten, welk meubilair gaan we voor de werkplekken gebruiken en wat is de verhuisplanning? Met dat laatste is UTS Abbink zo’n jaar van te voren met ons gaan meedenken. ‘Een goede voorbereiding is het halve werk,’ geldt absoluut voor zo’n gigantisch project als dit.”

Geen gemopper

“Al snel werd duidelijk hoeveel tijd ervoor nodig was,” vertelt Maarten. “En het knappe is; we hebben die planning ook gehaald. Daaruit blijkt UTS Abbink’s specifieke kennis. Binnen twee maanden hebben we 2.800 werkplekken verhuisd én is een pand dat gesloopt gaat worden leeg opgeleverd. Om niemand in het werk te storen, werd er doordeweeks in de avonden verhuisd en gingen we vanaf vrijdagmiddag tot en met zaterdag non-stop door. Had iemand z’n computer de ene dag nog op z’n oude werkplek afgesloten, de volgende dag stond alles, aangekoppeld en wel, klaar op de nieuwe werkplek. Het enige wat nog moest gebeuren was de eigen krat uitpakken. Voor de pas verhuisde medewerkers liep er die ochtend ook altijd iemand van UTS Abbink rond om nazorg te geven en uitgepakte kratten direct mee te nemen. Je begrijpt: ik heb geen enkele collega horen mopperen. Sterker nog, iedereen was zeer tevreden over hoe de verhuizing is verlopen.”

Trots

Maarten: “Doordeweeks kwam Abbink UTS met zo’n 50 mensen en in het weekend kwam daar nog wat bij. En dat was stuk voor stuk, inclusief voormannen, goed personeel. Dat die ploeg uit vaste mensen bestond, was echt een pluspunt. Daardoor kenden ze het gebouw op hun duimpje en dat werkte prettig. Zelfs toen bleek dat we even moesten opschalen om de deadline te halen, werd er zonder morren dag en nacht doorgewerkt. Dus ja, ik ben trots hoe we deze gigantische klus als één EPO/Abbink-team hebben geklaard!”

Opvallende zaken

• Van de 4 oude kantoorpanden, bleef er 1 behouden
• Het nieuwe gebouw is ontworpen door toparchitecten Jean Nouvel en Dam & Partners
• Het complete project duurde van mei t/m nov 2018
• Er is 17.268 keer gebruikt gemaakt van een verhuiskrat
• 80.000 stickers waren nodig om alles op de juiste plek te krijgen