“Hoeveel Billy’s?!”

Altijd gedacht dat verhuizen een kwestie is van een paar sterke jongens optrommelen? Mis! Volgens accountmanager Bas Kuijsten van UTS Abbink is verhuizen 70% denkwerk en 30% doen. Een klus waar dat ook voor opgaat, is de verhuizing van het hoofdkantoor van IKEA. Want binnen één weekend 380 werkplekken van A naar B verplaatsen, lukt alleen als er vooraf een uitgekiend plan van aanpak is gemaakt. Waarin natuurlijk ook de vraag ‘Hoeveel inbussleutels hebben we nodig?’ is beantwoord.

Om maar gelijk op de inbussleutel-vraag terug te komen; nul dus. Gelukkig maar, want alleen al van het idee om in één weekend 380 werkplekken te verhuizen met enkel inbussleutels, krijg je spontaan een lamme arm… Nee, voor een flitsverhuizing als deze zijn andere maatregelen nodig. Dat realiseerde IKEA zich meteen. Dus werd UTS Abbink ingeschakeld om de klus te klaren. En de klus klaren, deden we! Want dankzij een uitgekiend plan van aanpak, strakke logistieke planning en een gedegen voorbereiding verhuisden we in één weekend het kantoor van Inter IKEA Systems B.V. Zonder dat het winkelend publiek in de naastgelegen IKEA-vestiging er ook maar iets van merkte.

Ruimte voor ideeën

Om meer ruimte aan nieuwe ideeën te bieden, wordt de winkel en ontwikkelruimte van Inter IKEA Systems B.V. langs de A13 van 1.000m² naar 3.000m² uitgebreid. Daarvoor is een flinke verbouwing nodig. En omdat de medewerkers niet maandenlang te midden van schreeuwende boren en stofwolken kunnen werken, moesten de 380 werkplekken tijdelijk worden verhuisd. En dan natuurlijk wel zo, dat niemand er hinder van zou ondervinden. Dat betekent dus: op vrijdag je computer afsluiten en op maandag op de nieuwe locatie zonder problemen gewoon weer aan de slag kunnen gaan. “In één weekend een heel kantoor verhuizen, zonder dat het winkelend publiek er hinder van ondervindt, is dat wel mogelijk?” vroeg men zich bij IKEA af. “Natuurlijk,” verzekerde UTS Abbink hen.

Een goede voorbereiding…

“Zo’n klus als deze laten slagen, lukt alleen als je alles tot in de puntjes voorbereidt,” vertelt Bas Kuijsten, accountmanager van UTS Abbink. “Want 380 werkplekken zó snel verhuizen, vraagt om een uitgekiend logistiek plan. Gelukkig is dat helemaal aan ons toevertrouwd. Want wij denken vooraf over elk detail na. De inrichting van de huidige werkplekken wordt bijvoorbeeld nauwkeurig getekend. Zo wordt alles op de nieuwe locatie exact volgens de bekende situatie opgeleverd. Tot en met het aansluiten van alle computers. Het enige verschil voor de medewerkers is het nieuwe pand. Hun werkplek blijft een vertrouwd domein.”

Goedemørgen!

De zaterdag van de verhuizing was het vroeg dag. Om het winkelend publiek niet te hoeven storen in hun aankoop-overpeinzingen, startten de UTS Abbink-medewerkers al om zes uur ’s ochtends. Want hoewel de nieuwe locatie slechts 50 meter verderop is, maakt de snelweg die ertussen ligt er toch een logistieke uitdaging van. Gelukkig liep alles, dankzij de uitstekende voorbereiding, op rolletjes. Letterlijk trouwens, want de meeste inventaris werd in rolcontainers van A naar B vervoerd.

Knallen en smullen

Bas Kuijsten: “Het is fijn als alles uitpakt zoals je het van te voren hebt uitgedacht. Zo was het ook bij IKEA. De werkplekken en bijbehorende IT overbrengen, verliep vlekkeloos. In een mum van tijd stonden de honderden Billy’s, Bergsjö’s en Malkolms alweer klaar voor een nieuwe werkdag in het tijdelijke bedrijfspand. Zowel IKEA als het verhuisteam kijken tevreden op deze klus terug. Samen de schouders eronder zetten en afsluiten met de bekende Zweedse balletjes in plaats van de standaard catering, bleken het recept voor een bijzonder gezellige dag. En dat maakt mij dus ook weer bijzonder trots op ons bedrijf!”

Opvallende zaken:

• 380 werkplekken verplaatsen naar tijdelijk kantoor
• Medewerkers en bezoekers merkten niks van de verhuizing
• Behalve de koffie-automaat zijn alle meubels van IKEA
• Bij de verhuizing zijn geen inbussleutels nodig geweest
• Favoriet IKEA-item van Bas Kuijsten? Het laminaat!
• Kantoor + winkel wordt vergroot van 1.000 naar 3.000 m²
• Medewerkers kunnen naar hun oude werkplek zwaaien