Relax! Stressvrij verhuizen doe je zo.

Als de Gemeente Rotterdam besluit om alle werklocaties samen te brengen tot vier, wordt de hulp van Abbink UTS ingeroepen. Tenslotte is ‘ff’ duizenden ambtenaren verhuizen best een stressklus. Ja toch, niet dan? Nee dus. Want als bedrijfsverhuizer Abbink UTS en facilitair wonder Ucility samen een verhuizing coördineren, ademt alles en iedereen rust. Geert Bosgra, één van de verantwoordelijken voor deze zen-operatie, deelt op de dag van de verhuizing naar het Timmerhuis zijn geheim hoe je stressvrij verhuist.

Geert Bosgra bereidt al maanden de verhuizing van de oude locatie op de Coolsingel naar het ‘Timmerhuis’ aan de Meent voor. En al die tijd weten Geert en zijn mensen precies wie wat op welk moment moet doen. Geert: “Het geheim van een stressvrije verhuizing is een uitgekiende voorbereiding waarin je alle scenario’s goed doordenkt. Want alleen dan kan je adequaat reageren op onverwachte situaties. Een verhuizing die precies volgens het boekje verloopt, bestaat namelijk niet.” En inderdaad; op de eerste dag van de verhuizing waarbij zo’n 1.500 ambtenaren van de oude locatie naar de nieuwe gaan, is het opvallend rustig. “Alles loopt zo gesmeerd!” glundert Geert. “Zo zie je maar dat een goede voorbereiding echt het halve werk is.”

De vaart erin

“Deze liften bijvoorbeeld,” vertelt Geert terwijl hij met een scherp oog de ontruiming op de oude locatie in de gaten houdt, “zijn veel te smal om een efficiënte verhuizing te garanderen. Dus verwijderen we op elke verdieping tijdelijk een groot raamkozijn. We gebruiken dan een bouwkundige buitenlift om de grote spullen direct via het raam naar beneden te brengen. Op die manier houden we de vaart erin.” Een paar honderd meter verderop aan de Meent, waar Rem Koolhaas met het ‘Timmerhuis’ de stad weer een nieuwe architectonische parel heeft gegeven, zien we een zelfde staaltje handigheid voorbij zoeven. Geert: “Bij de nieuwe locatie hangt een kraan de volgepakte container voor het raam van de juiste verdieping, laden onze mensen ‘m uit en dan staat alles binnen no time waar het moet zijn.”

Fred & Ed

Het in de verhuiswereld bekende duo Fred en Ed, meewerkend voorman en voorman, ogen uitermate ontspannen op deze eerste verhuisdag. “Kijk, als wij stress uitstralen, dan wordt de rest dat vanzelf ook,” vertelt voorman Ed. “En bovendien is er geen enkele reden om gestrest te zijn. Iedereen weet weet op de minuut af wat hij moet doen. Zoals die beveiliger daar. Hij escorteert vandaag alle vertrouwelijke documenten die worden overgebracht. Geen seconde verliest ‘ie ze uit het oog. Want zulk extreem beveiligd materiaal mag natuurlijk nooit op straat belanden.”

160 Handige Jongens

De gemeente Rotterdam verhuist in fases naar vier nieuwe kernlocaties: De Rotterdam, Librijesteeg, Timmerhuis en het Stadhuis. Abbink UTS verzorgt de ontruiming van de oude locaties en doet de verhuizing naar de nieuwe locaties. “Omdat de gemeente Rotterdam overgaat naar het Nieuwe Werken, mag iedere ambtenaar maximaal één Handige Jongen vullen,” vertelt meewerkend voorman Fred terwijl hij een plastic bak demonstreert. “Op dit moment brengen we 160 van die Handige Jongens naar het nieuwe pand over. Die worden dan gelijk bij de juiste werkplekken neergezet. Zo kunnen de mensen morgen weer ongestoord verder met hun werk.”

Opvallende zaken

• De complete gemeente Rotterdam werkt nu in vier panden
• Een ‘Handige Jongen’ is een speciaal type verhuisbak
• Elke ambtenaar mag maximaal één Handige Jongen vullen
• Vertrouwelijke documenten worden tijdens de verhuizing continu bewaakt
• De container vol verhuiswaar wordt met een kraan voor de juiste verdieping uitgeladen