Schoolverhuizingen
Voorbereiding
Iedere verhuizing van een school – groot of klein – valt of staat met een goede voorbereiding. Een succesvolle verhuizing bestaat uit 80% voorbereiding en 20% uitvoering. UTS Abbink zet hiervoor een projectleider in die u met raad en daad bij staat in de organisatie van de verhuizing. Gezien zijn ruime know-how en ervaring kunt u een waardevolle input van hem verwachten. Aan de hand van de bepaalde uitgangspunten en input vanuit het verhuisoverleg stelt onze projectleider een gedetailleerd verhuisdraaiboek op, waar in ieder geval de onderstaande punten zijn opgenomen:
- fasering, verhuisvolgorde, dag planningen en werktijden;
- risico inventarisatie en evaluatie
- specials zoals bijvoorbeeld smart boards, vertrouwelijke documenten, kluizen etc.;
- af- en aankoppelen pc’s en wegwerken bekabeling;
- benodigd personeel en materieel;
- stickerplan met kleurcoderingen;
- parkeervergunningen en wegafzettingen;
- communicatieplan;
- oplever- en evaluatiemomenten;
In de aanloop naar de verhuizing wordt op locatie bekeken welke verdere maatregelen genomen dienen te worden om de mogelijke overlast tot een minimum te beperken.
Op de laad- en loslocaties wordt tijdens de voorbereiding in overleg bepaald:
- Welke beschermende materialen benodigd zijn;
- Welke interne looproutes, liften en doorgangen gebruikt gaan worden in overleg met de locatie verantwoordelijke contactpersoon;
- Welke uitwijk mogelijkheden aanwezig zijn in geval van calamiteiten inclusief bepalen benodigd extra beschermingsmateriaal.
Onze projectleider stelt in overleg met u een verhuisinstructie op en organiseert desgewenst een voorlichtingsbijeenkomst voor uw medewerkers.
Uitvoering
Door de gedegen voorbereiding vallen alle puzzelstukjes op zijn plaats. De verhuizing wordt gerealiseerd geheel volgens plan en zonder dat het primaire proces wordt verstoord en dat de veiligheid van medewerkers en omstanders een moment in gevaar is gekomen. Onze klanten hebben niet voor niets UTS Abbink verkozen tot de beste Erkende Projectverhuizer van 2018. UTS Abbink werkt met gediplomeerde medewerkers die de meest moderne hulpmaterialen tot hun beschikking hebben.
Tijdens de uitvoering van de verhuizing heeft onze projectleider een coördinerende en toezichthoudende rol. Hij zorgt voor:
- het houden van de start werkvergadering met uitvoerende team;
- oplossen van eventuele knelpunten;
- de voortgangscontrole en bewaken van het tijdsplan;
- het controleren en bewaken kwaliteitsniveau;
- voorbereiden nazorgprogramma;
- opleveren werkzaamheden aan het einde van de verhuisdag.
Nazorg
Gedurende de nazorg worden de laatste werkzaamheden van de uitvoering geïnventariseerd, verdeeld en opgelost.
De activiteiten in deze fase zijn:
- inventariseren en oplossen restpuntenlijst;
- laatste oplevering en afsluiting van het project of deelfase.
Evaluatie
Kwaliteit staat bij UTS zeer hoog in het vaandel. Na afloop van iedere verhuizing vindt er een evaluatie plaats met betrokkenen, zowel intern als extern. Verbeterpunten uit deze evaluaties leveren waardevolle input waardoor de kwaliteit van onze dienstverlening continue verbeterd wordt.
